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Aliat transformacion digital

 

 

INTRODUCCIÓN

Aliat Universidades es en la actualidad una Red de Universidades con gran cobertura en México. A través de sus siete instituciones educativas, suma más de 50 años de experiencia preparando profesionales de calidad. La Red de Aliat está compuesta de 30 campus que reúnen a más de 50 mil estudiantes, quienes acceden a un modelo educativo centrado en su aprendizaje basado en competencias y mediado tecnológicamente. Su objetivo es proveer un servicio de calidad que incluye la óptima gestión de los recursos institucionales involucrados, garantizar la accesibilidad de los estudiantes matriculados en sus diversos campus, y dar cumplimiento a los indicadores de desempeño organizacionales. Todo con el fin de entregar una educación de calidad.

 

Área de Optimización

El Área de Optimización de Aliat, creada a finales del 2015, está liderada por el Mtro. Marlon Tobón Márquez y depende directamente de Rectoría Institucional. Así mismo tiene como apoyo a 3 excelentes profesionistas que actúan como programadores centrales del proceso: Hugo Rubio, Claudia Gabriela Alvarez y Arturo Zamudio, quienes se coordinan y complementan con cada uno de los 30 campus de la red. El equipo cuenta con una gran experiencia académica sensible a las necesidades del estudiante, explica Tobón Márquez. “Somos cuidadosos al detectar las mejores alternativas para asignar carga académica, seleccionar las materias, alinear a los salones adecuados y generar horarios que permitan que los desplazamientos físicos de alumnos y docentes sean eficientes”, añade.

El equipo de Optimización se especializa en conocer la región, sus campus y su visión de la operación para realizar una programación apegada a las necesidades de los planteles y su cultura local. Como programadores centrales, requieren tener habilidades de comunicación directa y clara con los directores académicos de los campus, facilitando un mejor manejo de asignación de docentes y recursos en beneficios de los estudiantes.

 

SITUACIÓN

Necesidad de Centralizar y Automatizar Procesos Internos

La constante expansión de Aliat Universidades constituye un desafío constante para la la planificación eficiente de recursos a nivel institucional. Hacia 2016, esta expansión había generado un conjunto de complejidades para programar espacios y tiempos que volvía ineficiente la asignación de grupos de estudiantes, docentes, horarios y salas de clases. Lograr una gestión pertinente y efectiva de las variables que intervienen en estas decisiones era de particular importancia para la entidad. 

En ese entonces, la planificación local y manual de estos recursos tenía lugar en cada campus. Si bien se trata de una práctica común en las instituciones educativas, a medida que la universidad se expandía estos procesos se hacían más complejos y requerían cada vez más recursos de tiempo y personas. En Aliat, por ejemplo, sólo la revisión de documentos, tablas y otras variables de la asignación de carga académica y horarios, antes de incluso realizar la programación académica, consumía hasta 40 horas por persona por ciclo escolar cuatrimestral. Para terminar con esa práctica, Aliat buscó centralizar todo el proceso en una sola unidad.

 

UNA SOLUCIÓN

Adaptada a Los Requerimientos de Aliat

Aliat contrató a U-Planner para ayudarlos en el desafío de cambiar la centralización de la planificación horaria y de recursos a través de una plataforma tecnológica. El equipo de trabajo conjunto completó las siguientes fases para lograrlo.

 

Aliat - Diagnostico, adaptacion, asesoria

 

De esta manera, Aliat consiguió optimizar oferta de horarios y recursos. En específico, los algoritmos avanzados de U-Planner unificaron el proceso de asignación de grupos de estudiantes, automatizando procesos manuales y estableciendo mejores procedimientos.

Ahora el proceso de planificación de Aliat integra siguientes etapas: 

Aliat -estimacion

Aliat - Rafael Campos

 

Gestión del Cambio para una implementación exitosa de los módulos de planificación de U-Planning

Durante el proceso de instalación de U-Planning, Aliat enfrentó un proceso de resistencia al cambio común en toda organización que automatiza procesos manuales y optimiza procedimientos ya establecidos.

Si bien este proceso de transición y acondicionamiento es particular para cada entidad, Aliat Universidades debió superar los siguientes desafíos internos para implementar la solución de U-Planner: 

Aliat - Compatibilidad

Screen Shot 2018-09-04 at 2.42.31 PM

 

En ese sentido, el plan de comunicación entre el Área de Optimización y los campus fue clave para integrar los cambios en el proceso de generación de los horarios. Igualmente, U-Planner contribuyó con su conocimiento adquirido sobre manejo de resistencia al cambio a nivel académico, estudiantil e institucional, con manuales y asesorías sobre el tema.

 

POR QUÉ ALIAT ELIGIÓ LA SOLUCIÓN DE U-PLANNER

El liderazgo de Aliat Universidades tenía claro que las soluciones que suplieran sus necesidades de desempeño operacionales y académicas debían ser tecnológicas. No obstante, dada la reputación de la institución y su constante estado de expansión, estas soluciones debían ser de clase mundial y flexibles al cambio.

Fue así que Aliat eligió a U-Planner como proveedor en este desafío tras considerar tres valiosos aspectos: 

Aliat - Desarrollo de tecnologia

 

BENEFICIOS

La oferta de valor para Aliat

Aliat Universidades recibió un servicio integral y con valor agregado, ya que implementó la solución tecnológica U-Planning y recibió asesoría especializada en automatizar y estandarizar procesos, y optimizar cómo almacenar sus datos institucionales. 

Así, esta casa de estudios obtuvo los siguientes beneficios: 

Aliat - Tecnologia de punta

La institución sacó particular provecho de los siguientes tres resultados:

(1) Fomentó e incrementó el nivel de interacción entre estudiantes de diferentes programas de estudio.

(2) Mejoró los niveles de desempeño docente, ya que la plataforma permite asignar las clases priorizando a los educadores mejor evaluados y que inspiran a los estudiantes. 

(3) Optimizó la operación académica para simplificar la labor de los líderes académicos y mentores, para así enfocar su atención en los estudiantes más que en la logística de clase.

 

Aliat

 

Mejora de indicadores

En una gestión ágil del equipo, cambiando procesos e incorporando U-Planning, Aliat observó un aumento en el tamaño de grupo de estudiantes de 13 a 19,1 individuos en un año, equivalente a alza de 47%. Este incremento significa un ahorro de miles de secciones para cada año.

Aliat crecimiento

Asimismo, el porcentaje de optimización anual desde la instalación de U-Planning en el periodo 2016- 2018 del tamaño de grupo fue de 77%, como demuestra la gráfica.

 

Otros Beneficios Operacionales

(a) Integración de clases interdisciplinarias que favorecen el aprendizaje social.

(b) Consolidación de grupos de clase con alumnos de la misma familia de carreras.

(c) Optimización de espacios físicos.

(d)Ahorros por postergación de inversión en infraestructura no requerida.

 

Aliat - universidad

 

APRENDIZAJE U-PLANNER

El servicio entregado a Aliat Universidades también resultó en una valiosa experiencia de aprendizaje para U-Planner. En particular, la empresa constató la importancia de que exista un equipo dedicado exclusivamente al proceso de cambio y la comunicación fluida entre todos los partícipes. En la práctica, este equipo interno debe ser asignado formalmente y contar con el talento y liderazgo necesario para gestionar el proceso de transformación, con foco en los resultados. Asimismo, este equipo debe estar alineado con el equipo de expertos de U-Planner, y ambos apuntar hacia la concreción de los objetivos del plan estratégico de la institución educativa.

Para esto, se requiere de una tecnología parametrizable, escalable y con capacidad de adaptación a las necesidades de cada entidad. Tal es el caso de U-Planning. Para que este esfuerzo unitario sea aún más efectivo, es necesario capacitar a todos los involucrados en el proceso y generar colaboración de parte de U-Planner en la comunicación interna de los cambios, explica el CEO de U-Planner, Juan Pablo Mena.

“En estos tres años U-Planner también se transformó. Pasamos de ser una empresa que implementa tecnología a una compañía con foco en empoderar a sus clientes para convertirlas en instituciones educativas de alto desempeño. Cada año U-Planner saca una nueva versión de U-Planning que incorpora estos aprendizajes”, agrega Mena. 

 Juan Pablo Mena , Rafael Campos

 

CONCLUSIÓN

La solución U-Planning ayudó a Aliat Universidades a optimizar su programación de recursos, aumentando en 77% su tamaño de grupo en tres años y un 47% en un año. La logística de asignación de grupos, docentes, horarios y salas de clases es ahora eficiente y efectiva.

Como resultado, puede reubicar esfuerzos en el objetivo máximo de entregar una educación adecuada para formar profesionales de calidad.