4 herramientas anticuadas de planificación académica

6, jun, 2018

Isabel S.
BY: Isabel S.

Enfrentar la planificación de un nuevo semestre puede ser una tarea difícil para las universidades. Más aún si no cuentan con herramientas que faciliten y optimicen este proceso.

¿Reconoces alguna de estas prácticas en tu universidad? Entonces, tal vez es momento de dar un salto.

Como vimos en el blog “BIMs: 3 formas de mejorar la gestión de instalaciones en universidades”, muchos centros de educación superior no poseen un sistema formal para asignar recursos en forma eficiente. Este es uno de los grandes desafíos de planificación que tienen que enfrentar universidades de todo el mundo.

Hoy existen muchas instituciones educacionales que aún resuelven estos problemas de manera artesanal. Aquí te mostramos 4 herramientas anticuadas de planificación académica.

1. Post-its

Parece curioso, pero los post-its eran uno de los mejores aliados para instituciones de educación superior cuando se trataba de distribuir horarios, ramos, salas, profesores y estudiantes de manera manual. Esto porque permitían mover y reacomodar todo fácilmente, cuantas veces fuera necesario.

Hoy, todavía existen universidades que siguen ocupando este método. Sin embargo, supone ciertas desventajas importantes. En primer lugar, nada queda guardado en ninguna plataforma. Por lo tanto, no se puede llevar un registro. Además es difícil “reciclar” trabajos ya hechos para no empezar todo desde cero y nadie puede acceder a esa información desde otro punto. Asimismo, se pueden generar errores humanos que traen consecuencias, como por ejemplo, que un estudiante no pueda asistir a un ramo porque tiene tope de horarios.

2. Horarios en pizarras

Puede que muchos de los que hoy leen este blog, tuvieron que ir a su facultad a verificar los horarios de clases publicados en pizarras. Pero nunca se detuvieron a pensar que para llegar a que todo esto calzara perfectamente, los directores de estudio -o quienes estuvieran a cargo de diseñar los horarios- debían juntarse varias horas y días para lograr armar este complejo puzzle

Por lo tanto, era una inversión excesiva de tiempo y energía. Hay que recordar que las personas a cargo de esta tarea, debían hacer el mismo ejercicio con muchos cursos, ramos, etc.

Y aún con tanta dedicación, muchas veces había estudiantes que definitivamente no podían tomar un ramo porque no alcanzaban a llegar desde una facultad a otra o debían asistir a otra clase.

3. Asignación de salas sin sistema formal

Hace un par de años, no era tan extraño que los alumnos llegaran a una sala y la encontraran ocupada por otra clase. Para solucionar esta descoordinación había que perder varios minutos de la cátedra, hasta ubicar un lugar disponible para la cantidad de minutos destinados a esta asignatura.

Finalmente, el aula donde se realizaba la clase era una interrogante hasta el mismo día y tanto estudiantes como profesores perdían tiempo desplazándose de un lado a otro.

Por otro lado, no existía una optimización de espacios y recursos; muchas veces un grupo pequeño de estudiantes terminaba usando enormes salas. Así la optimización de recursos no era factible.

4. Falta de planificación de largo plazo al implementar un ERP interno

Esto ocurre con universidades que ya han dado un paso hacia la “modernización” y han integrado softwares para gestionar sus recursos (ERP). Sin embargo, como no ocupan sólo uno, se produce un gran problema: no conversan entre ellos. Es decir, cada carrera o cada facultad tiene su propio mundo.

¿Y cuáles son los principales beneficios que debe traer un ERP en una institución educacional? Justamente lograr una comunicación interna más efectiva y optimizar recursos.

Por ejemplo, U-Planning puede integrar la información de los distintos departamentos.

En muy pocos pasos logra el cruce perfecto entre horarios de estudiantes, profesores y disponibilidad de salas. Estos manejos se hacen mediante la entrega de permisos al momento de autentificación.

También se pueden hacer múltiples simulaciones, es decir, el sistema entrega resultados de manera eficaz, por lo que es posible revisar múltiples escenarios con restricciones en el corto plazo, como activar y desactivar salas, restringir usos, priorizar asignaciones por sobre otras, etc.

Conclusión

Gracias a su corta demora, una herramienta como U-Planning permite que el usuario se concentre en tomar decisiones y deje que el sistema busque la mejor configuración.

Asimismo ofrece compactación. Esto quiere decir que determina la cantidad mínima de secciones necesarias según las inscripciones estimadas de estudiantes. El sistema garantiza además la compatibilidad horaria de los estudiantes.

Planification Academica - Un juego de simulacion

Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

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