Beneficios y desafíos de la nube en gestión de la Educación Superior

25, jul, 2016

Isabel S.
BY: Isabel S.

Beneficios y desafíos de la nube en gestión de la Educación Superior

La nube es una combinación de recursos tecnológicos como redes, servidores y aplicaciones en un espacio común en el que las empresas y las personas pueden arrendar una serie de servicios y almacenamiento de acuerdo a sus necesidades específicas.Desde hace más de 15 años que los estudiantes y profesores usan correos electrónicos gratuitos, cuyo almacenamiento no estaba en el disco duro de sus computadores, y a los cuales podían acceder desde cualquier terminal. Bajo la misma premisa, hoy la gama de servicios es mucho más amplia y su integración como una solución empresarial se ha hecho sumamente relevante.

Sin embargo, como toda plataforma, tiene ventajas y desafíos.

Ventajas

1. Mejora la productividad y hace del proceso académico más eficiente

El uso más común de la nube está en las plataformas de e-learning o educación en línea, sea para cursos a distancia, unidades semipresenciales o cátedras tradicionales cuyos recursos académico, puedan estar online.

Al mismo tiempo, el acceso a un repositorio institucional de textos y material académico aumenta exponencialmente, en la medida que aumenta el uso de documentos online y la digitalización de textos impresos, con lo que se puede acceder al mismo catálogo de información en cualquier sede de la universidad. Esto democratiza el acceso a toda la universidad, reduce los costos y disminuye la gestión de transporte y préstamos entre distintas facultades y sedes.

La gestión y almacenamiento en línea de los registros académicos de los estudiantes pueden hacer más eficiente la gestión curricular, especialmente en instituciones de educación superior con distintos campus y sedes, donde las distintas facultades están dispersas, y los mismos estudiantes distribuyen sus estudios en distintos lugares. Por ejemplo, el expediente académico impreso de un estudiante puede estar archivado en un depósito central, y los distintos departamentos de la universidad pueden acceder a una copia en línea desde cualquier lugar de la universidad.

2. Reduce los costos

Por un lado, se reducen los gastos de operación y de inversión en tecnologías de la información, por cuanto la universidad sólo paga por los servicios que utilizan y el almacenamiento que ocupan. El personal vinculado a las tecnologías de la información puede centrarse en la eficiencia de esta operación y en la coordinación de los servicios en la nube con las demás redes de software de la institución.

La institución puede arrendar ciertos paquetes de software que pueden ser utilizados en línea desde cualquier lugar, con lo que se reduce de manera importante el gasto en la compra de licencias individuales o grupales para un número limitado de computadores.

3. Potencia el trabajo colaborativo

Tanto los estudiantes como docentes y administrativos pueden acceder desde sus computadores sin necesidad de instalar un programa específico. Por un lado, flexibiliza el uso de ciertos programas desde cualquier lugar. Por otro lado, facilita la colaboración de distintos departamentos. Mientras un área integra registros en un repositorio común, otro va añadiendo otros. Al mismo tiempo, tanto los formularios como los archivos de texto, presentaciones o planillas de cálculo pueden ser editados por distintas personas, en tiempo real, desde cualquier computador, lo que facilita la distribución de tareas y la retroalimentación entre pares.

4. Respalda la información ante incidentes

Los especialistas en software le llaman “redundancia”: la información se encuentra almacenada en más de un lugar a la vez. Las plataformas en la nube alojan o almacenan la información en un gran número de servidores alrededor del mundo. Esto permite, por un lado, garantizar el acceso expedito a la información en cualquier minuto y, por otro lado, respaldar los datos en caso de cualquier problema físico o informático que afecte a un servidor en particular.

5. Mejora el acceso a archivos históricos

Muchas veces existe espacio limitado para almacenar datos tanto de manera física como digital. El uso de estas tecnologías facilita el proceso de archivo de material que no se utiliza de manera diaria pero que es necesario mantener.

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6. Facilita la gestión financiera y de RRHH

Hoy, un docente puede emitir una boleta de honorarios o firmar una liquidación de sueldo en línea, para luego subirla a un sistema que gestiona de manera externa los pagos tanto al docente, parecido al sistema bancario.

Esto facilita el respaldo de la información financiera y hace que la relación entre los profesionales de la educación con sus empleadores se centre en temas académicos. De acuerdo a Times Higher Education (THE) un 76% de las universidades en el Reino Unido utilizan la nube para aplicaciones de gestión como pago y administración.

7. Mejora la transparencia

Mientras las universidades requieren presentar cada vez más evidencias e indicadores de desempeño para acreditar su calidad académica, el uso de estas plataformas facilita el registro de asistencias y la entrega de documentación. El personal de la universidad no debe invertir mucho tiempo en recopilar la información, codificarla y procesarla, sino que simplemente debe ingresarla al sistema.

Al mismo tiempo, mantiene la confidencialidad en la entrega de evaluaciones como encuestas de satisfacción docente, y permite recepcionar evaluaciones externas, como pruebas estandarizadas de idioma inglés y exámenes de ingreso a la universidad. Al mismo tiempo, el concepto de “elasticidad” de la nube – esto es el aumento y disminución flexible de la capacidad de almacenamiento y respuesta en la medida que la institución lo requiera – permite adaptarse fácilmente a períodos en los que las instituciones de educación superior enfrentan alzas dramáticas en sus tráficos de información, por ejemplo en los períodos de postulación de los estudiantes.

U-improve

Desventajas

1. Confidencialidad

Si bien las empresas proveedoras han desarrollado protocolos para poder mantener la confidencialidad y seguridad de los datos de sus instituciones y entregan garantías adicionales a quienes solicitan una mayor reserva de los datos, esta es la mayor preocupación por parte de quienes no han entrado a la nube.

En primer lugar, se teme por el acceso a dos cuentas distintas desde un mismo terminal. Por ejemplo, que una persona pueda contestar una evaluación y alguien más pueda evaluarla en un mismo computador.

En segundo lugar, se teme por el almacenamiento de información confidencial en servidores ubicados en el extranjero en países con vacíos legales donde es difícil garantizar la seguridad de la información. Para esto, la UNESCO señala que varios proveedores en la nube garantizan en sus contratos que los datos personales sólo estarán almacenados en países determinados.

2. Poco control

En la medida que una organización centraliza la gestión con ciertos sistemas operativos y ciertas plataformas en la nube, es muy fácil hacerse dependiente de ellas. Una institución puede estar integrada a una red intrincada de servicios que en cualquier minuto podrían cesar o cuyo valor podría aumentar. Cualquier falla con un proveedor que tiene sus servicios centralizados sería crítico, por lo que la UNESCO sugiere contratar a varios, para minimizar los riesgos.

3. Dependencia del rendimiento de la red de Internet 

Este tipo de plataformas dependen muchísimo del estado del internet de la institución. En la medida que se maneje un volumen cada vez mayor de información, el consumo de banda ancha o fibra óptica es más alto. Por un lado, esto es un costo adicional. Por otro lado, es complejo trabajar en contextos en los que el servicio de internet se interrumpa, pues no necesariamente existe manera de trabajar offline.

Con este balance, y aunque el software en la nube entrega beneficios a cualquier institución de educación superior tanto desde el punto de vista administrativo y académico, se recomienda verificar muy bien qué necesidades tiene la institución y quiénes estarán a cargo de utilizarlo y monitorear su rendimiento y servicio técnico desde la universidad.

¿Has utilizado plataformas en la nube? ¿Qué tipo de inquietudes tienes respecto al uso de este tipo de soluciones? Agradezco tus comentarios y sugerencias más abajo.

Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

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