Evaluando la necesidad de optimizar la planificación académica

Nicolás González y Camila Acevedo Planning
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Los costos operacionales en la educación superior han aumentado en los últimos años debido, en parte, a una baja eficiencia en la planificación de los planteles educativos ante fenómenos como el aumento de la matrícula y la deserción.

El cumplimiento de la oferta de cursos es uno de los desafíos que las instituciones deben tener bajo control, ya que trabajar con secciones con déficit en la cantidad de estudiantes significaría un alto costo para la administración. Abordar este problema de forma poco estratégica tiene consecuencias; por ejemplo, una asignación de secciones con pocos alumnos, en salas muy grandes, para clases extensas.

Una buena planificación requiere un crecimiento armónico entre salas y servicios, pero sin un software que optimice estos procesos el camino se volverá un ejercicio de ensayo y error. En este blog aprenderás a evaluar la situación de tus secciones para la planificación de tu infraestructura e identificar acciones concretas para cada una.

Si necesitas un diagnóstico rápido para identificar las necesidades en la planificación de la infraestructura de tu institución, el ejercicio que te proponemos será de gran ayuda para comenzar con los cambios. 

Nuestra meta: una compactación eficiente

También conocida como reducción de grupos deficitarios, es la práctica de determinar la cantidad mínima de secciones de clases (grupos o unidades) necesarias, según la cantidad de estudiantes inscritos y criterios académicos de cada institución, para lograr un mejor aprovechamiento de recursos.

Un software de planificación académica aplicará las reglas de la institución y simulará las mejores opciones para organizar las secciones. Para esto, te proponemos un ejercicio donde podrás evaluar el estado de tus secciones y detectar fácilmente las oportunidades de mejora con una solución tecnológica.

4 cuadrantes para analizar inscripciones y disponibilidad

Proponemos el siguiente ejercicio; realiza una tabla donde enumeres tus secciones, la cantidad de estudiantes inscritos, el aula que utilizarán, la capacidad máxima de estudiantes en el aula y la holgura o disponibilidad de cupos en cada sección (la diferencia entre estudiantes inscritos y la capacidad).

Por ejemplo:

cuadro secciones u-planner

Con esta información se podrá realizar una gráfica con cuatro cuadrantes que representan la información de las secciones creadas según los inscritos y la disponibilidad de cupos en los cursos de un campus. Para discriminar mejor, se recomienda trabajar los ejes según los valores promedio para el campus y ciclo estudiado.

 

Ejes: Visualización

El eje “x” corresponde a la holgura dentro de la sala (de 0 hasta la máxima holgura, cortando en el promedio como origen)

El eje “y” corresponde a la cantidad de estudiantes (de 0 hasta el máximo de estudiantes, cortando en el promedio como origen)

 (Los ejes se interceptan en el promedio de ambos valores)

En este plano, se grafica la frecuencia con que ocurre cada par de (Holgura, Estudiantes) en la programación, usando un gráfico de burbuja, de manera que cuando la frecuencia del par es mayor, el tamaño del círculo es más grande.

Esto permite identificar 4 cuadrantes en los que se organiza el análisis, y sobre éstos, definir una metodología clara en cada caso, simplificando el análisis.

 

gráfico cuadrantes educación superior

Gráfico cuadrantes

 

Cuadrantes: Acciones concretas

Los cuadrantes que forma la intersección entre los ejes fueron enumerados en sentido antihorario.

cuadrantes optimización educación superior

Bonus

Agregar código de color: reglas de la institución

Adicional al análisis anterior, es posible visualizar cómo se distribuyen las secciones denominadas deficitarias para la institución en la programación, distinguiendo mediante colores, la cantidad de inscripciones, las cuales simbolizarían lo siguiente:

Infraestructura u-planner

 

Conclusión

Proponemos un método para evaluar rápidamente las secciones y la infraestructura, para determinar cuándo es necesario la implementación de una solución que realice una búsqueda y asignación inteligente sobra la distribución de cursos y secciones. Para estos fines, u-planner ha trabajado la vertical Planning, que con sus soluciones u-planning y u-booking logró resultados exitosos para Aliat Universidades y el Instituto San Ignacio de Loyola (ISIL).

 

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