Los objetivos de transformación digital en las instituciones educativas

20, nov, 2018

Isabel S.
BY: Isabel S.

La transformación digital está reformulando la forma en que los negocios se crean, funcionan y desarrollan. Esto también introduce cambios en las prácticas de ventas y marketing de productos y servicios, contrataciones, contabilidad y gestión financiera, entre muchas otras. Pero, ¿cuáles son los fines que persigue esta revolución?

La transformación digital bien implementada, contribuye a fortalecer la producción y crecimiento de la institución. Con el apoyo de herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar diversos aspectos del negocio, se generan los siguientes beneficios: 

  1. Ahorro de costos.
  2. Reducción en tiempos administrativos.
  3. Control de la información.
  4. Mejoras en la relación con estudiantes y proveedores.
  5. Optimización de la relación entre áreas. 

Sin embargo, el liderazgo de empresas con sistemas y prácticas ya instaladas necesitan convencerse de que es un cambio necesario. A continuación explicamos los principales puntos que busca mejorar la transformación digital de procesos internos de gestión:

Mantener, mejorar o eliminar procesos operativos y administrativos

Dado el tamaño de una institución educativa, y la gran cantidad de departamentos y personal que la componen, es muy probable que existan varios procedimientos que no están bien o totalmente integrados al objetivo principal de la entidad: entregar un servicio de educación de calidad.

Por lo general, se trata de procesos y protocolos internos que son responsabilidad de pocas personas o su alcance es limitado dentro de la organización. Pero aun cuando son imperceptibles, afectan el rendimiento de la administración del negocio. Incluso, algunos podrían ser redundantes u obsoletos y los administradores no tienen claro su verdadero aporte o daño a la gestión.

La transformación digital ayuda a identificar y diagnosticar el valor de los procesos internos de la entidad y aclarar cuáles son realmente valiosos y fundamentales para la cadena productiva, así como aquellos que consumen recursos de manera innecesaria.

En resumen, busca integrar sistemas existentes y partícipes en la cadena productiva.  

Proteger los datos sensibles y confidenciales

La invisibilidad de procesos y prácticas internas conlleva también otro riesgo: inseguridad de los datos. La ausencia de control de la información facilita su exposición innecesaria, robo o pérdida.

Al transformar digitalmente los sistemas y mentalidad organizacional, la entidad educativa posiciona la seguridad de los datos en el corazón del negocio. 

La seguridad se vuelve una variable importante para evaluar la calidad del producto. Por ello, el desarrollo de softwares y plataformas web disponibles en el mercado hoy funciona bajo el principio de proteger de manera óptima la información.

Ahora bien, la tecnología no es infalible. La vulnerabilidad digital es un problema generalizado en la industria. La convergencia de operaciones y procesos en sistemas informáticos centraliza y visibiliza los datos, pero aumenta su vulnerabilidad ante un ataque cibernético.

El cibercrimen descubre diariamente nuevas maneras de vulnerar los protocolos de seguridad de sistemas antiguos y nuevos. Por eso los responsables de ciberseguridad constantemente actualizan las capas de protección de productos y servicios. 

Organizar la información para mejorar la toma de decisiones y aumentar la competitividad

Este punto está muy relacionado con la variable de seguridad. La ausencia o ineficiencias en la organización de los datos llevan al extravío o pérdida de información valiosa para administrar la institución. 

Hoy en día, ninguna empresa puede darse el lujo de perder o exponer información tan valiosa. Sin embargo, los negocios están en diferentes etapas de madurez respecto al uso, manejo y análisis de sus datos. 

El uso de los datos en la toma de decisiones es hoy una ventaja competitiva; fortalece la producción, alinea la operación con los objetivos corporativos, y transparenta el quehacer del negocio a diferentes agentes de interés (trabajadores, liderazgo, proveedores, comunidad). 

En el ámbito educativo, la captura de datos es clave. Contribuye a una planificación académica y estratégica, perfecciona la administración de estudiantes y docentes, y contribuye a eliminar los cuellos de botella que complican la enseñanza. 

Conclusión

La transformación digital es un reto en sí. No sólo considera la instalación de soluciones tecnológicas, sino que requiere un cambio de mentalidad en usuarios y organizaciones.

Por ende, no basta con que la institución decida optimizar procesos administrativos internos. Es importante que tenga claro por qué necesita hacerlo, cuáles son sus capacidades y objetivos y las consecuencias que tendrá a largo plazo en su capacidad de producción y expansión.

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Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

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