Los 6 beneficios de planear tiempo y salas con un software de gestión

16, ago, 2018

Isabel S.
BY: Isabel S.

Planificar el uso de espacios y tiempos con la ayuda de un software de gestión es crucial para que una institución académica cumpla con sus metas de enseñanza.

Entre los principales beneficios de una planificación de horarios y salas de clases con el apoyo de una solución tecnológica están:

  • Facilita la calendarización de clases en cada semestre.
  • Permite el uso eficiente de recursos físicos.
  • Reduce el costo de construir nuevas salas de clases, o elimina la necesidad de hacerlo.
  • Acaba con los conflictos de horarios de docentes y estudiantes. 

Ahora bien, toda planificación debe incorporar los siguientes 5 puntos clave:

1. Componentes básicos

Al planificar espacios y tiempos, la institución debe tener claro cuáles son sus insumos:

1. Estudiantes
2. Docentes 
3. Administrativos
4. Otros individuos 
5. Infraestructura
a. Uso de salas
b. Cantidad de clases 
6. Horarios 
a. Horas diarias y semanales estándar
b. Horas peak
c. Horarios diurnos y vespertinos 
7. Usos fuera de malla (Off-Grid Utilization)
8. Desperdicio fuera de malla (Off-Grid Waste)

La correcta organización e integración de estos componentes darán lugar a la planificación que necesita la institución. Por eso es crucial que el área a cargo tenga información actualizada sobre las dinámicas y necesidades de cada elemento. 

2. Métricas relacionadas

Otro factor vital para una correcta planificación es que la institución elija los indicadores de desempeño (KPI) con que medirá éxitos o fracasos. Por ejemplo:

  • Cantidad máxima permitida de horas de clase (durante horarios estándar u horas peak).
  • Uso de asientos (número de estudiantes registrados versus máximo número de asientos por sala).
  • Cantidad de estudiantes en cada sección o grupo.
  • Uso de salas y horas durante horario diurno versus vespertino.
  • Otros. 

3. Compactación eficiente

También conocida como reducción de grupos deficitarios. Es la práctica de determinar la cantidad mínima de secciones de clases (grupos o unidades) necesarias según la cantidad de estudiantes inscritos.

Toda solución tecnológica de gestión de recursos debe garantizar que esta compactación sea compatible con los horarios de docentes y estudiantes. Por ejemplo, si un estudiante debe asistir a una clase de Matemáticas, siempre habrá al menos una sección de Matemáticas con un horario que no traslape con sus otros cursos. 

Una estrategia eficiente de compactación debe adecuarse a las necesidades o preferencias de la institución; por ejemplo, evitar mezclar estudiantes de diferentes años en un mismo horario.

4. (Des)Centralización adecuada

La planificación de espacios y recursos depende completamente de cómo la institución toma decisiones, si es de forma centralizada o descentralizada.

  • Si es centralizada, por lo general existe una unidad que administra todos los horarios y salas de clases desde un solo punto de consulta.
  • Puede suceder que el área que asigna los horarios de clases esté separada de la unidad que gestiona los tiempos de los docentes. En este caso, la solución tecnológica debe facilitar la comunicación entre ambas.
  • Si es descentralizada, cada facultad o departamento cuenta con sus propios espacios y hay "salas comunes" sobre las cuales las diferentes unidades deben ponerse de acuerdo. 

5. Simulación práctica

Un sistema informático de gestión de recursos debe entregar resultados eficaces, y para lograrlo es importante que incluya una funcionalidad que permita hacer simulaciones de escenarios de restricciones en el corto plazo (activar/desactivar salas, restringir usos o días, priorizar secciones por sobre otras, entre otras).

Mediante esta función, el usuario podrá comparar las simulaciones y tomar decisiones en base a configuraciones cercanas a la realidad.

Esta herramienta hace la diferencia entre perpetuar los mismos errores en cada año académico y probar nuevas alternativas orientadas a liberar recursos y reducir costos. 

6. Política interna

Para que su uso sea todavía más eficaz, la institución debe incorporar toda planificación dentro de su política de gestión, y que quede a cargo de una oficina o departamento de registros.

Su formalización como política interna permitirá no sólo programar horarios de clases y salas de forma eficiente, sino que ayudará a cumplir con las necesidades de todos quienes componen la comunidad académica: estudiantes, docentes, y administrativos.

Así, todas estas unidades contarán con una herramienta oficial de fácil acceso que les ayudará a organizar sus clases o eventos de todo tipo que requieran el uso de salas de clases o tengan lugar durante horas de clases.

Esta política debe funcionar como guía para:

  • Fomentar buenas prácticas de programación de clases y salas.
  • Entregar lineamientos para la programación de salas compartidas.
  • Cumplir con los objetivos transversales a la institución en materia de distribución de clases y eventos tanto dentro como fuera de la malla curricular.
  • Ordenar equitativamente la distribución de clases y eventos dentro del día y la semana. 

Conclusión

La planificación estratégica de espacios y recursos permite a docentes y a estudiantes asistir a clases de manera organizada y oportuna.

También ayuda a los administrativos de la entidad a gestionar de forma eficiente los costos y reducir los conflictos de horarios.

Planification Academica - Un juego de simulacion

Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

Deja un Comentario

Post relacionados

9, nov, 2018

Cómo ayudar a los evaluadores a medir el desempeño de los docentes con la ayuda de un software de gestión

Toda institución académica debe contar con un programa de evaluación de desempeño docente en el cual participen estudiantes,..

24, oct, 2018

¿Cómo organizar los planes de trabajo y terminar con la burocracia en la gestión docente?

Programar las tareas diarias, dar a conocer los objetivos, las competencias, actividades y las evaluaciones, son tareas..

24, oct, 2018

¿Cómo una plataforma de gestión facilita la evaluación docente en Educación Superior?

Con el fin de mejorar permanentemente la nómina de profesores de la universidad y contribuir a la excelencia académica, la..