La transformación digital convirtió a Aliat Universidades en ejemplo de alto desempeño

24, oct, 2018

Isabel S.
BY: Isabel S.

Cuando una institución de Educación Superior crece, también deben hacerlo sus procesos internos. ¿Qué pasa si el crecimiento es constante? La presión sobre el desempeño operacional también lo es. 

Tal era el desafío de Aliat Universidades.

La continua expansión de Aliat Universidades, la red universitaria con mayor cobertura en México, dificultaba la planificación de la infraestructura institucional, junto con reducir la eficiencia de la asignación de grupos de estudiantes, docentes, horarios y salas de clases. 

En 2016 Aliat tenía como principal objetivo el aumento de tamaño de grupo que en ese momento era de 13. Un aumento significa un ahorro de miles de secciones para cada año.

La red necesitaba un proveedor tecnológico de clase mundial, capaz de centralizar estos procesos y mejorar las decisiones de desempeño operacional y planificación académica, enfocándose en tres aspectos clave:

  1. Desarrollo de tecnología de punta y competitiva a nivel mundial.
  2. Un equipo de trabajo con know-how en tecnología aplicada a la Educación Superior.
  3. Establecimiento de una relación colaborativa de largo plazo.

Tecnología al rescate

El primer paso en la alianza U-Planner/Aliat fue la formación de una unidad conjunta de trabajo para completar las siguientes fases:

  1. Diagnóstico. La unidad determinó las principales necesidades de gestión y almacenamiento de datos que tenían las instituciones de la Red Aliat.
  2. Adaptación. Se identificó que la solución U-Planning era la más idónea. Asimismo, ciertas funcionalidades específicas de la solución fueron adaptadas a requerimientos específicos de Aliat.
  3. Asesoría. El equipo de expertos de U-Planner entregó asesoría de gestión de cambio para facilitar la adopción e instalación de la tecnología.

Durante todo el proceso de cambio, a través de estas tres fases, el equipo de Aliat accedió a los siguientes beneficios:

  1. Tecnología de punta. Desarrollo de soluciones tecnológicas competitivas y de clase mundial.
  2. Flexibilidad. Adaptación de sus prácticas y conocimientos a la necesidad del cliente.
  3. Escalabilidad. Hacer más con los mismos recursos, optimizando al máximo el uso de estos.
  4. Comunicación. Contacto constante y fluido con el equipo de U-Planner.
  5. Asesoría. Apoyo en la toma de decisiones de alto impacto en la organización.
  6. Enfoque en crecimiento. Se buscó que la institución potencie sus indicadores y crecimiento. 

Resultados reales y comprobables

Fue así como a través de U-Planning, Aliat unificó el proceso de asignación de grupos de estudiantes, automatizó procesos manuales y estableció mejores procedimientos.

Hoy el proceso es digital e integra las siguientes etapas:

  1. Estimación de demanda esperada por plantel. Las inscripciones se obtienen de acuerdo con los programas de estudio y el avance en el desarrollo académico de los estudiantes según el plan curricular. Esta información es evaluada y comprobada con los líderes académicos de cada campus y programa de estudio.
  2. Horario ideal generado con la información integrada. Dicho horario es compartido a nivel local para que los directores académicos propongan mejoras o establezcan cambios necesarios.
  3. Asignación de salones de clase en forma óptima. Considera la capacidad instalada local, los requerimientos específicos de cada materia, y el tamaño de demanda de grupos por cada materia a impartir.
  4. Asignación de los mejores docentes del campus para impartir las materias programadas. Cada campus es dueño de su asignación docente, el único requisito es que sea un educador que en sus evaluaciones docentes sea calificado en los niveles más altos de desempeño.
  5. Evaluación de los indicadores de desempeño.
  6. Calidad Académica: Índice Net Promoter Score que mide la satisfacción del estudiante, mejora en los indicadores de aprobación académica y en los indicadores de retención.
  7. Eficiencia Operativa: Aumento de tamaño de grupo, porcentaje de ocupación de instalaciones, mejora en la rentabilidad.

Otros beneficios operativos adicionales incluyen:

  • Integración de clases interdisciplinarias que favorecen el aprendizaje social.
  • Consolidación de grupos de clase con alumnos de la misma familia de carreras.
  • Optimización de espacios físicos.
  • Ahorros por postergación de inversión en infraestructura no requerida.

Los resultados no se hicieron esperar. Aliat observó un aumento en el tamaño de grupo de estudiantes de 13 a 19.1 individuos en un año en 2016, equivalente a un alza de 47%. Este incremento significa un ahorro de miles de secciones para cada año.

Asimismo, el porcentaje de optimización anual del tamaño de grupo desde que se adoptó la solución en el periodo 2016-2018 fue de 77%.

Conclusión

Aliat Universidades recibió un servicio integral cuando implementó la solución U-Planning.

Todavía más, como valor agregado accedió a una asesoría especializada en la automatización de procesos internos y en la gestión del rechazo al cambio.

La clave del éxito de esta transformación digital fue el trabajo conjunto que realizaron los equipos de Aliat y U-Planner y la comunicación efectiva entre todos los participantes del proceso.

Hoy, toda la logística de asignación de grupos de estudiantes, docentes, horarios y salas de clases de Aliat es eficiente y efectiva. Puedes revisar su caso de éxito aquí. 

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Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

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