Universidad de Washington analiza su gestión de horarios y salas con herramientas de U-Planner

15, feb, 2018

Isabel S.
BY: Isabel S.


Establecida en 1861 en Seattle, la Universidad de Washington (UW) es una de las más antiguas y respetadas universidades públicas de investigación insignes en la Costa Oeste de Estados Unidos. Constantemente clasifica entre las 15 mejores universidades en el mundo en una variedad de publicaciones internacionales.

Atendiendo a cerca de 46 mil estudiantes, UW comprende 500 edificios y más de 20 millones de pies cuadrados brutos de espacio, los que incluyen más de 26 bibliotecas, el edificio de oficinas Torre UW, centros de arte, museos, salas de conferencias, laboratorios y centros de conferencias.

En 2017, la Universidad decidió cambiar su política de gestión de horarios aumentando las horas de clases para acomodar la creciente demanda de disponibilidad de salas para sus nuevos estudiantes. Esto creó nuevos desafíos para la administración, afectó a Servicios para el Estudiante y aumentó la carga de trabajo para el personal de UW.

Para aprovechar futuras oportunidades en el mercado de la Educación Superior estadounidense, UW necesitaba optimizar y simplificar la gestión de infraestructura. Con la ayuda de U-Planner, UW obtuvo un análisis objetivo basado en datos para comprender cómo usaba su infraestructura, permitiéndole identificar a aquellos departamentos que se verían más afectados por cambios en la política, y detectar mejores prácticas que contribuyeran a aumentar el impacto deseado de estos cambios.

"La Universidad de Washington es una institución muy respetada y en U-Planner nos sentimos honrados de ser sus socios en el desarrollo de una solución que satisfaga sus necesidades. Fue precisamente la oportunidad que buscábamos para demostrar nuestras capacidades en Estados Unidos".
Erik Goldenberg, Consultor Senior de U-Planner
Erik Goldenberg

El desafío de habilitar los recursos de la Universidad y la infraestructura mediante tecnología educativa digital

UW tiene un sistema descentralizado, por ende, cada escuela está encargada de reservar las salas para sus cursos para el próximo período académico. La Oficina de Registros es la entidad responsable de asignar la infraestructura y de aprobar los calendarios.

Para maximizar la eficiencia, UW propuso una nueva política de gestión de tiempo que requería que las escuelas equilibraran su uso de infraestructura mediante la extensión de nuevas de horas disponibles. No obstante, los efectos de esta política no habían sido estudiados plenamente y había incertidumbre sobre su impacto en las escuelas.

Además, algunos horarios y salas eran objeto de más solicitudes que otras, complicando una reserva óptima. Esto prorrogó plazos y duplicó tareas, ya que hubo que crear nuevas opciones.

Cualquier curso rechazado debe ser reasignado manualmente, lo que a su vez requiere que la persona encargada de Registros se coordine con cada escuela directamente, por teléfono, para acordar nuevos horarios y aulas. Además de consumir tiempo, esta solución involucra a varias personas, aumenta los costos y la fricción a lo largo de todo el proceso.

"Gracias a U-Planner, UW identificó oportunidades para mejorar el uso de recursos e infraestructura. Datos y análisis objetivos nos ayudaron a habilitar infraestructura y nuevos procesos para promover la calidad de la educación en nuestro cuerpo estudiantil, simplificando el trabajo para académicos y personal. U-Planner prestó servicios de manera muy oportuna, a un costo asequible para la universidad, con gran profesionalismo y valor".
Phil Reid, Vice Provost de UW
Phil Reid

Cómo U-Planner ayudó a mejorar el proceso de asignación de salas de UW

UW contrató a U-Planner para extraer conocimientos de los datos disponibles para obtener un análisis experto y visualizar cómo la infraestructura es utilizada actualmente, cuáles serían los departamentos más afectados por los cambios de política, y qué oportunidades de optimización y mejores prácticas podrían ser aplicadas.

U-Planner trabajó codo a codo con la Oficina de Registro para comprender las características de las reglas y políticas de gestión de infraestructura de UW. Así, en un plazo de 3 meses proporcionó conocimiento procesable, oportunidades de mejora y visualizaciones valiosas.

U-Planner utilizó algoritmos propios que se ejecutan en la nube de Microsoft Azure para filtrar 6 semestres de datos para encontrar patrones, identificar problemas y ayudar a comprender los posibles cuellos de botella, así como soluciones alternativas a estos.

"Trabajar con UW fue genial. Tienen personas, procesos y datos altamente calificados. Utilizamos nuestra experiencia y algoritmos propios para analizar datos y encontrar los cuellos de botella, lo que nos permitió ofrecer estrategias y sugerencias específicas a UW. Una vez que las normas y políticas de UW estuvieron claras, el trabajo fue sencillo y directo basado en nuestra extensa experiencia en planificación y optimización de recursos, incluyendo la presentación de informes y visualizaciones enriquecidas de datos".
Sebastián Flores, Chief Data Officer de U-Planner
Sebastián Flores

Ganancias de eficiencia generales y reducción de costos en todo el proceso de asignación de salas en UW en tan sólo 3 meses

El software y análisis de datos de U-Planner permitieron a UW en un período de 3 meses identificar y abordar retos clave. Como resultado, fueron identificadas las escuelas que tenían más problemas y los cuellos de botella relacionados con infraestructura. Además, UW recogió conocimientos cruciales para rediseñar su nueva política de gestión de horarios y aprovechar las mejores prácticas para impulsar la mejora continua.

El análisis objetivo de los datos producidos por las herramientas de U-Planner también ayudó a detectar oportunidades de mejora de infraestructura que fueron propuestos a la junta directiva de la Universidad. Con estos datos a mano UW encontró formas fáciles y de bajo costo, para optimizar su gestión de infraestructura y aumentar la disponibilidad de salas para suplir las necesidades de las escuelas.

U-Planner ayuda a que las instituciones de educación superior logren sus objetivos estratégicos con un conjunto completo de herramientas para optimizar y mejorar procesos críticos como Planificación Académica, Retención de Estudiantes y Gestión Curricular, entre otros.
 
Soluciones inteligentes basadas en algoritmos matemáticos y minería de datos permiten a las universidades mejorar indicadores clave como tasas de retención de estudiantes, eficiencia terminal, resultados de aprendizaje, costos de infraestructura y recursos humanos. Las soluciones de U-Planner benefician a más de 900.000 estudiantes en 45 universidades en 11 países.
 
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Acerca del Autor

Isabel tiene más de 10 años de experiencia desarrollando, liderando y ejecutando estrategias de Marketing y Comunicación a nivel internacional (EMEA, USA y LATAM). Trabajó para empresas B2B de distintos rubros: nutrición, logística y educación. Además es bilingüe en alemán y español y tiene un nivel muy alto de inglés y francés.

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