Cómo llevar a cabo la transformación digital en una institución académica

La transformación digital está reformulando la forma en que las organizaciones se crean, funcionan y desarrollan. Esto también introduce cambios profundos en las formas de salir al mercado y de entregar servicios, así como realizar contrataciones, llevar la contabilidad o hacer la gestión financiera. 

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Hoy son muchos los rubros que han tenido que iniciar una transformación para adaptarse a la era digital. Las instituciones de Educación Superior no son la excepción.

En esta guía, explicamos los beneficios que conlleva este proceso para las universidades, cómo elegir la herramienta que acompañará a la institución en este cambio, los conceptos que los tomadores de decisiones deben dominar, quiénes deben conducir este desafío, los obstáculos que pueden presentarse en el camino y las buenas prácticas para sortear estos impedimentos. 

 

I. Por qué las aulas universitarias deben realizar una transformación digital

 

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Es normal que en un principio exista reticencia a las nuevas tecnologías, principalmente porque algunas de ellas están en constante cambio. En Chile, por ejemplo, según diario Pulso, el 2017 un 30% de las empresas ya tenían presencia online. Pero en un futuro, se espera que la mayoría de las instituciones tomen este camino. 

La transformación digital no sólo pasa por digitalizar los documentos de una universidad, por ejemplo. El cambio puede ser mucho más profundo, como integrar un software de planificación.

En ese sentido, la red de universidades Aliat es un caso de éxito, que logró a través de u-planning, una plataforma de u-planner, unificar el proceso de asignación de grupos de estudiantes, automatizar procesos manuales y establecer mejores procedimientos. La clave consistió en un trabajo conjunto realizado entre los equipos de Aliat y u-planner, logrando una comunicación efectiva entre todos los participantes del proceso.

¿Qué ventajas puede aportar la transformación digital en las aulas universitarias? 

 

1. Los resultados te ayudarán a tomar mejores decisiones

Los análisis que entregan estas plataformas promueven decisiones certeras como la planificación de sistemas de estudio o la activación de redes de apoyo, en caso de que los estudiantes quieran desertar.

Los productos digitales son más veloces que el formato antiguo y poseen un bajo costo de experimentación. Puedes disponer de analíticas digitales y definir cuáles son de calidad. 

 

2. Relación directa con los alumnos

El proceso de digitalización facilita las inscripciones a programas de estudios, ya que los docentes pueden adaptarlos de acuerdo al plan curricular de los estudiantes.

Por ejemplo, en la Universidad de Sídney, en Australia, se revisa anualmente la carga horaria de trabajo (como la asignación de horarios), ventaja que también repercute en una mejor planificación para los alumnos. La herramienta logra incorporar todos los contactos en una misma plataforma.

Por otro lado, el alumno dejará de ser un simple receptor pasivo y tendrá la posibilidad de involucrarse en su propio proceso de aprendizaje, gracias a iniciativas como el aula invertida. 

 

Algunos de sus beneficios:

  • Los estudiantes pueden revisar videos, lecturas y casos teóricos.
  • El profesor puede evaluar los contenidos a través de la plataforma y puede entregar una retroalimentación de manera más efectiva.
  • Los estudiantes también pueden ir aprendiendo nuevos contenidos en casa. 

 

3. Optimización de recursos

Cuando existe mejor comunicación entre docentes -a través de un software de planificación- se pueden generar mejores estrategias. Asimismo, con el aumento de los computadores en las instituciones y un mejor manejo de datos, los estudiantes pueden tener mejores resultados y potenciar la experiencia del aprendizaje.

Por otro lado, a través de estos mecanismos se logra aumentar la eficiencia y productividad del cuerpo docente.

De esta misma forma, es posible asignar los salones de clases de manera mucho más efectiva. En base a las salas disponibles, este tipo de softwares considerará los requerimientos específicos para cursar cada materia, el número de alumnos, entre otras variables, para hacer múltiples simulaciones y encontrar la asignación óptima. 

 

4. Facilitación de carga académica y mejora en el aprendizaje

Gracias a la transformación digital en las aulas, podrás generar mejores horarios. Los datos que recopila una solución tecnológica de este tipo son compartidos con los directores académicos para que puedan mejorar o establecer cambios en la carga académica.

La integración digital está muy relacionada con la mejora del aprendizaje, ya que permite sumar nuevas herramientas digitales en el aula y de esta manera se pueden preparar materiales formativos de forma colaborativa. 

 

5. Mejora en el seguimiento académico y aprendizaje

Las nuevas tecnologías contribuyen a reforzar la eficiencia de las instituciones educativas y así lograr un mejor proceso de gestión. Al manejar toda la información en una plataforma, los centros educativos pueden hacer un mejor seguimiento entre los avances de los alumnos y docentes.

Por ejemplo, con este tipo de software, podrás revisar el tiempo que le toma a un estudiante rendir una prueba, los días y horas que éstos entran en línea o cuánto se demoran en escribir comentarios en una tarea específica.

 

Algunos de los aspectos que pueden mejorar son:

  • El diagnóstico
  • La adaptación
  • La asesoría

Acá puedes revisar el caso de éxito de la implementación de una plataforma inteligente en Aliat Universidades.

 

II. Los objetivos de la transformación digital en las instituciones educativas

 

Los objetivos de transformación digital en las instituciones educativas

  

La transformación digital bien implementada, contribuye a fortalecer la producción y crecimiento de la institución. Con el apoyo de herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar diversos aspectos del negocio, se generan los siguientes beneficios: 

  1. Ahorro de costos.
  2. Reducción en tiempos administrativos.
  3. Control de la información.
  4. Mejoras en la relación con estudiantes y proveedores.
  5. Optimización de la relación entre áreas. 

Sin embargo, el liderazgo de empresas con sistemas y prácticas ya instaladas necesitan convencerse de que es un cambio necesario. 

A continuación explicamos los principales puntos que busca mejorar la transformación digital de procesos internos de gestión:

 

Mantener, mejorar o eliminar procesos operativos y administrativos

Dado el tamaño de una institución educativa, y la gran cantidad de departamentos y personal que la componen, es muy probable que existan varios procedimientos que no están bien o totalmente integrados al objetivo principal de la entidad: entregar un servicio de educación de calidad.

Por lo general, se trata de procesos y protocolos internos que son responsabilidad de pocas personas o su alcance es limitado dentro de la organización. Pero aun cuando son imperceptibles, afectan el rendimiento de la administración del negocio. Incluso, algunos podrían ser redundantes u obsoletos y los administradores no tienen claro su verdadero aporte o daño a la gestión.

La transformación digital ayuda a identificar y diagnosticar el valor de los procesos internos de la entidad y aclarar cuáles son realmente valiosos y fundamentales para la cadena productiva, así como aquellos que consumen recursos de manera innecesaria.

En resumen, busca integrar sistemas existentes y partícipes en la cadena productiva.  

 

Proteger los datos sensibles y confidenciales

La invisibilidad de procesos y prácticas internas conlleva también otro riesgo: la inseguridad de los datos. La ausencia de control de la información facilita su exposición innecesaria, robo o pérdida.

Al transformar digitalmente los sistemas y mentalidad organizacional, la entidad educativa posiciona la seguridad de los datos en el corazón del negocio. 

La seguridad se vuelve una variable importante para evaluar la calidad del producto. Por ello, el desarrollo de softwares y plataformas web disponibles en el mercado hoy funciona bajo el principio de proteger de manera óptima la información.

Ahora bien, la tecnología no es infalible. La vulnerabilidad digital es un problema generalizado en la industria. La convergencia de operaciones y procesos en sistemas informáticos centraliza y visibiliza los datos, pero aumenta su vulnerabilidad ante un ataque cibernético.

El cibercrimen descubre diariamente nuevas maneras de vulnerar los protocolos de seguridad de sistemas antiguos y nuevos. Por eso los responsables de ciberseguridad constantemente actualizan las capas de protección de productos y servicios. 

 

Organizar la información para mejorar la toma de decisiones y aumentar la competitividad

Este punto está muy relacionado con la variable de seguridad. La ausencia o ineficiencias en la organización de los datos llevan al extravío o pérdida de información valiosa para administrar la institución. 

Hoy en día, ninguna institución o empresa puede darse el lujo de perder o exponer información tan valiosa. Sin embargo, los negocios están en diferentes etapas de madurez respecto al uso, manejo y análisis de sus datos. 

Como mencionamos anteriormente, el uso de los datos en la toma de decisiones es hoy una ventaja competitiva; fortalece la producción, alinea la operación con los objetivos corporativos, y transparenta el quehacer del negocio a diferentes agentes de interés (trabajadores, liderazgo, proveedores, comunidad). 

En el ámbito educativo, la captura de datos es clave, contribuye a una planificación académica y estratégica, perfecciona la administración de estudiantes y docentes, y contribuye a eliminar los cuellos de botella que complican la enseñanza.  

  

III. Consejos para saber qué software de gestión es el mejor para tu entidad educativa

 

Consejos para saber qué software de gestión es el mejor para tu entidad educativa

 

Una vez que tu institución educativa diagnostica problemas con un proceso de gestión interno y define que su solución debe ser tecnológica, llega el momento de buscar el software adecuado.

Hoy la oferta es amplia, por eso la persona a cargo debe realizar un estudio de mercado rápido, eficaz y útil que permita elegir la opción más conveniente.

Si en tu institución educativa ya definieron que necesitan una solución tecnológica para mejorar sus procesos de gestión, es importante que el análisis de las ofertas disponibles se oriente en base a los siguientes puntos cardinales:

 

Definir qué función debe cumplir el software

Este punto es la base de todo estudio de mercado. La empresa debe tener claro qué tipo de software necesita, para qué y cuándo. En específico, conocer las funcionalidades y procedimientos que necesitan mejorar, cambiar o desaparecer con la solución tecnológica elegida. Tener claridad sobre este aspecto simplificará la búsqueda y filtración de alternativas existentes en el mercado. 

 

Apoyarse en comparadores de software online

Existen revistas especializadas como Education Drive y Campus Technology y páginas web que hacen rankings que comparan diferentes alternativas de softwares en el mercado. Entre las versiones gratuitas disponibles online están los listados de Capterra, G2Crowd, Software Advice y PC Mag.

También hay empresas que prestan asesoría para identificar el tipo y mejor alternativa de software, como es el caso de Evaluando Software. Este negocio cuenta con una herramienta gratuita de acceso público que ayuda a identificar qué tipo de software se necesita. 

 

Revisar estudios de mercado de software publicados

En la mayoría de los casos, la información de estas investigaciones es pagada. No obstante, a veces sus creadores revelan resúmenes ejecutivos o liberan el contenido meses después de su publicación.

Uno de los informes sobre soluciones tecnológicas en el sector de Educación más recientes es “Education ERP Market by Software Solutions (SIS, HR/Payroll, Financial Management, Placement Management, Transport Management, Enrolment and Admissions, Others), Services, Deployment, User Type & Region - Global Forecast to 2020", publicado por MarketsandMarkets.

 

Evaluar el Insourcing vs. Outsourcing

El estudio de las alternativas disponibles debe considerar las ventajas y desventajas de encargar el desarrollo de un programa propio (insourcing), a cargo del departamento de TI o un desarrollador externo, o bien subcontratar el servicio completo (desarrollo y gestión) a una empresa de servicios tecnológicos que ya tenga un software prediseñado para el propósito que se persigue. 

 

Considerar si la solución debe ser o no SMAC (Social, Mobile, Analytics, Cloud)

La última tendencia es que los softwares de gestión de negocios deben facilitar la inclusión digital del negocio a través de las redes sociales, dispositivos móviles, herramientas de análisis y la nube. Fue así como se acuñó el término SMAC.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que hay ciertos procedimientos administrativos en las instituciones de Educación Superior que no necesitan ser públicos, o bien abordan temas sensibles y confidenciales.

Por ende, la entidad educativa debe tener claro si el software que elija para administrar, gestionar costos, estudiantes, docentes, u otra área del negocio necesita o no esa funcionalidad. 

 

Evaluar al vendedor

Es crucial que la empresa ponga nota al vendedor o desarrollador tecnológico en diferentes aspectos. Entre los más importantes están estos cuatro puntos:

  1. Comprobar si cuenta con servicio técnico o servicio de postventa. Averiguar cuál es el alcance de la garantía del servicio en tiempo y costos.
  2. Chequear la facilidad de integración del software con sistemas obsoletos o ya instalados en la organización. En este ámbito, es crucial probar las demos del programa con tiempo y ojo crítico.
  3. Verificar casos de éxito en la industria. Esto incluye estudiar lo que empresas socias y rivales están instalando para mejorar sus procesos.
  4. Constatar si el proveedor entrega servicio de asesoría y acompañamiento durante el proceso de instalación. 

 

Contratar servicios de estudios de mercado

Una alternativa factible también es encargar todo el proceso de diagnóstico del problema así como la búsqueda de soluciones tecnológicas a una consulta externa especializada en esta materia.  

Actualmente, hay una amplia oferta de softwares de gestión listos para instalar o bien para desarrollar según las especificaciones del cliente.

Para elegir la opción más apta para las necesidades de gestión de la entidad educativa, la persona a cargo del análisis debe saber exactamente qué necesita la empresa, cuál es el presupuesto, y las funcionalidades más importantes que el sistema debe ofrecer.

   

IV. 8 conceptos clave sobre transformación digital que debes conocer 

 

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Si vas a dar un salto hacia las soluciones tecnológicas, dominar la terminología es crucial para que tomes la mejor decisión. De esta manera, podrás entender las características de cada plataforma, comparar distintas alternativas y finalmente sacarle el máximo provecho a la que escojas.

Si estás involucrado en la toma de decisión para adoptar una solución tecnológica, hay ciertos conceptos básicos que debes conocer.

Manejar estos términos te hará más fácil entender las distintas herramientas, ya que estarás hablando el mismo lenguaje que los proveedores. Así podrás comprender qué ventajas puede traer a tu institución académica, qué funcionalidades ofrece o qué limitantes posee.

 

Experiencia de usuario

Se trata de la relación que tienen las personas cuando interactúan con un producto (software, página web, etc.). Es decir, son todos los factores y elementos que participan en el contacto entre una persona y una plataforma o dispositivo concretos. A raíz de ese acercamiento se genera una percepción, que puede estar condicionada por expectativas y experiencias previas del usuario. 

Se suele confundir este concepto con usabilidad. Sin embargo, usabilidad significa la facilidad con la que el usuario utiliza una herramienta para alcanzar un objetivo determinado. Por lo tanto, se pueden dar situaciones como que el producto sea usable pero no genere una gran experiencia de usuario.

 

Automatización inteligente

Comprende aprovechar las fortalezas de las herramientas tecnológicas, para permitir que las personas se enfoquen en tareas más significativas y valiosas. En otras palabras, la automatización inteligente es dotar a softwares o máquinas de las capacidades necesarias para hacer tareas repetitivas. Por lo tanto, optimiza el uso de recursos humanos y permite que las personas se enfoquen en tareas que demanden mayor razonamiento, creatividad o criterio.

De hecho, según un artículo de Forbes, permite que los colaboradores aumenten su productividad hasta un 40%. En síntesis, es una forma de amortiguar tareas repetitivas, pero también permite el análisis de grandes cantidades de datos, así como la identificación de tendencias que antes eran imposibles de detectar.

 

Inteligencia Artificial

Suele ocuparse como sinónimo de automatización inteligente, pero la inteligencia artificial (IA) no solo se trata de implementar un software que sigue reglas y pasos preprogramados, sino que también realiza tareas de manera más “inteligente” y toma decisiones para las que no fue específicamente programado. Se trata de un término más amplio.

La inteligencia artificial engloba un conjunto de disciplinas de software, lógica, informática y filosofía que permiten realizar funciones que se pensaba eran exclusivamente humanas, como percibir un significado en el lenguaje escrito o hablado, aprender, reconocer expresiones faciales, etc.

 

Machine Learning

Relacionado con el punto anterior, el Machine Learning se refiere al aprendizaje automático. Es decir, la capacidad que tienen los elementos tecnológicos para aprender sin haber sido programados de manera directa para ello.

¿Cómo se logra? Principalmente adoctrinándolos con ejemplos para que identifiquen patrones en los datos y así luego actuar de forma anticipada. 

 

Ciberseguridad

Es la práctica de proteger los datos en los sistemas interconectados. El aumento del flujo de información disponible en la web genera a la vez mayor vulnerabilidad de los sistemas. Para esto hay que tomar diversas medidas que son entendidas como ciberseguridad. Todos los datos que pasan por Internet son susceptibles a ataques. Según datos de The Boston Consulting Group (BCG), las empresas chilenas gastaron US$ 195,7 millones en este ítem y todo indica que es una cifra que va al alza. 

 

Internet de las Cosas

Se refiere a darle conexión a Internet a todo tipo de dispositivos, principalmente a artículos de la vida cotidiana que suelen funcionar sin acceso a la red. Por ejemplo, refrigeradores, televisores, relojes y hasta automóviles.

Los usos de este tipo de tecnologías se han ampliado rápidamente más allá del hogar, posicionándose como un campo de mucho interés para múltiples industrias productivas. Por ejemplo, usar drones para revisar y atacar áreas particulares afectadas por una plaga. 

 

Big Data

Es el gran volumen de datos – estructurados y no estructurados – que abastecen a una empresa todos los días.

Esta información puede ser analizada para obtener insights que conlleven a mejores decisiones y acciones de negocios estratégicas. Éstas pueden extraerse de distintas fuentes, como registros de ventas comerciales, los resultados recogidos de experimentos científicos o sensores en tiempo real utilizados en el Internet de las Cosas (IoT, por sus cifras en inglés).

 

Cloud Mobile IT

Migrar a la nube es una tendencia que cada día gana más adeptos. Se trata del proceso mediante el cual las empresas traspasan sus datos a la nube,  (una red mundial de servidores).

Este espacio, que no es físico, puede almacenar y gestionar datos, ejecutar apps, entre otras funciones. Las empresas suelen hacer esta migración con el fin de obtener más flexibilidad y seguridad, reducir costos, y mejorar el rendimiento de las aplicaciones y los servicios, entre otros. Lo mejor de todo esto es que en lugar de acceder a archivos desde un equipo determinado, están en línea desde cualquier dispositivo conectado a Internet, por lo que están disponible desde cualquier lugar.

Por otro lado, la Mobile IT agrega servicios a sus usuarios. En el caso de las instituciones educativas, por ejemplo, permite a estudiantes y docentes acceder desde sus móviles a sus calificaciones, pagos, cursos, contenidos, etc. Incluso, u-planner, cuenta con una aplicación móvil que mezcla Internet de las Cosas mediante el uso de sensores para la toma de asistencia automática de los estudiantes. 

Para abrirte paso en la transformación digital debes involucrarte en el tema, lo que significa que tendrás que empaparte de nuevos conocimientos. Por eso, manejar ciertos conceptos básicos sobre transformación digital te permitirá tomar decisiones más acertadas. Al hablar el mismo idioma que tus proveedores podrás hacer preguntas y entender su oferta a cabalidad. 

 

V. ¿Quiénes deben conducir la transformación digital?

 

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Desde los líderes de áreas hasta el proveedor del servicio, estos son todos los actores que deben considerarse dentro de un proceso de cambio tecnológico.

Como ya te contamos, las ventajas de la transformación digital en las aulas universitarias son muchas; desde la optimización de recursos hasta la mejora en el seguimiento académico.

Pero para llevar a cabo este proceso en una institución educativa, deben colaborar diversos actores claves. Su apoyo es fundamental en este proceso, ya que serán ellos quienes expliquen los beneficios del cambio, resuelvan dudas, entreguen asesoría entre otras tareas.

A continuación, revisaremos quiénes son y cómo deben apoyar esta etapa:

 

Vicerrectoría académica y subáreas

Deben existir líderes claros en la organización que guíen este proceso. En el caso de la instituciones de educación superior, la vicerrectoría académica y sus subáreas son una excelente alternativa para tomar este rol.

Pedirle a los docentes, administrativos y estudiantes que cambien sus hábitos sin que las altas jerarquías adapten los suyos, puede llevar la transformación al fracaso.

Los líderes deben encarnar la cultura digital de la empresa, por lo tanto es necesario que sean usuarios activos de las nuevas tecnologías y que puedan contagiar al resto con su motivación. Deben ser el mayor ejemplo para todos los integrantes de la organización.

Estamos hablando de un cambio en el ADN institucional, un proceso profundo que amerita compromiso y del que saldrán nuevas formas de interacción, nuevas herramientas e incluso nuevas formas de trabajar. Como uno de los principales obstáculos es la resistencia al cambio, estos líderes jugarán un papel trascendental para eludir este impedimento.

 

Área de Planificación

Como se trata de una transformación que involucra a varios actores, es necesario planificar las distintas acciones y tiempos.

Estamos hablando de un proceso extenso que consta de varias etapas, por lo que el Área de Planificación también debe liderar este cambio. Este equipo podrá definir cuándo se realiza cada acción, quiénes participarán, cómo se llevará a cabo, qué resultados se esperan, etc. Esta distribución es clave, porque la universidad debe seguir funcionando y de manera paralela, sumarse a todo lo que implica este cambio sustancial.

 

Departamento de TI

Este departamento es crucial para que la transformación digital se lleve a cabo. En concreto, gestiona de forma estratégica las tecnologías de la información, plantea los proyectos y controla la calidad de las operaciones.

Este equipo es el que tiene el conocimiento y deberá apoyar el proceso en todo minuto. Desde la etapa inicial, en la que se está gestando la solución tecnológica y puede plantear las necesidades específicas de la institución a la etapa de traspaso de información y cuando ya está implementada la plataforma. Por ejemplo, deberán apoyar a aquellos que no son nativos digitales y serán el principal punto de contacto con el proveedor del servicio.

Como explica Forbes, una de las primeras etapas para diseñar una transformación digital es construir un equipo de personas con conocimientos digitales. Ellos serán los principales aliados en este viaje. Hay que tener en cuenta que no se trata de un proyecto con fecha de finalización, sino un proceso de mejora continua.

 

Prestador de servicios

La transformación digital conlleva el uso de una solución tecnológica, por lo tanto, requiere de un prestador de servicios. Una buena experiencia de usuario ayudará a que todo este proceso sea exitoso. ¿Y cómo lograr una buena experiencia de usuario? Una de las respuestas para esta pregunta es que el proveedor haga un acompañamiento, sobre todo, en la etapa de adecuación. De esta manera, los usuarios tienen un respaldo constante y se puede sacar el mayor provecho a esta herramienta.

La transformación digital requiere de un compromiso de todos los actores implicados. Algunos deben guiar el proceso y otros acompañar la implementación. Se trata de un cambio profundo que puede afectar desde la forma de interactuar hasta la manera de trabajar. Es por eso que todos deben conocer los beneficios que les reportará esta revolución.

  

VI. 5 obstáculos para transformar procesos digitalmente 

 

5 obstáculos para transformar procesos digitalmente

 

Optimizar tus procesos internos a través de herramientas digitales, también implica sortear algunos inconvenientes que quizás no están en tu radar.

 ¿Con qué obstáculos puedes encontrarte en el proceso de implementación de un software? Aquí te damos 5 puntos que no debes perder de vista a la hora de incorporar una nueva plataforma en tu institución educativa.

 

1. Rechazo al cambio

Una de las principales trabas de la transformación digital es cuando un equipo se resiste al cambio. Además de elegir una herramienta que cuente con todas las funcionalidades necesarias, también es importante considerar el factor humano. De hecho, un alto porcentaje de las implementaciones de softwares fracasa por este aspecto. Para evitar una derrota, es imprescindible informar a quienes serán los usuarios sobre los beneficios que traerá la transformación digital y, por otro lado, prepararlos para este cambio.

 

2. Analfabetismo digital

Como te contamos en el blog Lo que toda plataforma tecnológica sobre gestión docente debe abordar, es imprescindible que el software elegido sea amigable con el usuario. Esto porque no todos quienes la utilizarán son nativos digitales y pueden enfrentarse a un mundo completamente nuevo. Para ello, es clave que exista un buen proceso de inducción. Así pueden familiarizarse con la herramienta y verla como una aliada para hacer más eficiente su trabajo.

El analfabetismo digital es el principal motivo por el cual las personas podrían resistirse a incorporar nuevas tecnologías. El desconocimiento suele generar miedo. Por eso hay que preparar el terreno antes de dar el salto.

 

3. Tecnología obsoleta

Muchas empresas no quieren renunciar completamente a las herramientas tecnológicas que ya están asimiladas por sus equipos. En general, esto ocurre cuando se ha hecho una gran inversión para contratarlas o simplemente cuando ya están demasiado acostumbrados a ese sistema.

Por eso, buscan que la nueva adquisición se integre a la tecnología que, dicho sea de paso, muchas veces ya está obsoleta. Es decir, se evita el cambio hasta que sea absolutamente necesario para seguir trabajando. Esto suele ser un gran impedimento para que la herramienta recién incorporada alcance el éxito, ya que debe partir por volverse compatible con la tecnología anterior.

 

4. Setup inicial confuso

Para todo software, el setup inicial es un etapa clave. En esta fase, el acompañamiento del proveedor es fundamental y puede determinar la adaptación o el fracaso absoluto. Algunas buenas prácticas que ayudan a lograr una buena primera experiencia de usuario son la existencia de una interfaz simple y la recepción de datos flexibles. El primer punto aborda la necesidad de una impresión inicial fluida. Ante esto, un dato importante es que entre un 40 y 60% de las personas que se registran para la prueba gratis de un software, lo usan solamente una vez porque la primera impresión no fue buena.

La segunda buena práctica es no poner impedimentos a la migración de datos. La idea es hacer que esta nueva plataforma simplifique tareas y no complicarlas.

En resumen, un setup confuso puede hacer fracasar hasta la solución más completa.

 

5. Datos incompletos y obsoletos

Así como la herramienta debe ser lo suficientemente flexible como para recibir datos que están alojados en otras plataformas o formatos, también debe existir un proceso previo de organización para recibir a la nueva solución tecnológica. Por lo tanto, la empresa debe evitar iniciar la solución con datos incompletos y obsoletos.  

 

VII. 4 buenas prácticas para que los líderes manejen la resistencia al cambio

 

transformacion digital lideres

 

Para lograr una transformación digital, se necesitan directivos que guíen correctamente a los diversos miembros de la institución educativa. 

Para Jonathan Bether, Chief Digital Officer of SAP, lo más difícil de la transformación digital es cambiar el modo de pensar de las personas. Esta resistencia en los equipos humanos puede asociarse a la sensación de pérdida de control, a la incertidumbre de los beneficios que traerá esta transformación, al temor a recibir más trabajo o a la incomodidad que implica salir de la zona de confort.

Combatir este rechazo es responsabilidad de los líderes. Con esto nos referimos a directivos, departamento de TI o cualquier cargo o área que pueda hacer este proceso más llevadero. Ahora, la pregunta es ¿cómo deben hacerlo?

A continuación, te mostramos 4 buenas prácticas para que los líderes manejen el rechazo al cambio:

 

1. Cambiar la mentalidad de los líderes

Los líderes son los principales influenciadores en este proceso. Son ellos los primeros que deben cambiar de mentalidad, y con esto no nos referimos a simplemente adoptar una nueva forma de hacer las cosas, sino que pensar de una manera más innovadora. Por ejemplo, dejar en el pasado las malas prácticas, destinar tiempo para llevar a cabo una renovación integral, estar abierto a nuevas formas de resolver los problemas, etc.

Todos quienes lleven a cabo la transformación, tienen que preparar el terreno para que todos los miembros de la institución puedan internalizarla y sumarse a este proceso. Para ello es clave que generen un entorno de seguridad y confianza, en el que las personas puedan abrirse.

 

2. Comunicar los beneficios de la transformación

“¿Por qué deberíamos cambiar la forma en la que trabajamos si la actual es efectiva?” Probablemente, esa será la pregunta que muchos miembros de tu institución se harán a la hora de aceptar la innovación. Pero para que eso no ocurra, los beneficios de la transformación deben ser comunicados a través de mensajes claros.

Este proceso va a demandar esfuerzos; los diversos equipos tendrán que aprender a usar una nueva herramienta o modo de hacer las cosas. Pero para que eso valga la pena, tienen que entender que las ventajas serán superiores. Por ejemplo, se acortarán los tiempos de las tareas administrativas, existirá un registro que visualice el trabajo de todos, etc.

 

3. Promover con el ejemplo

Como el cambio implica incorporar soluciones tecnológicas, los líderes deben saber cómo usarlas y sacarles provecho. Por lo tanto, que sean usuarios de estas plataformas es fundamental para que promuevan su aceptación con el ejemplo.

Una situación muy negativa es que den cátedra de algo que no conocen. Es ideal que los líderes se pongan en el lugar de quienes experimentan el mayor esfuerzo para llevar a cabo este cambio. Así tendrán una panorámica clara de qué puntos pueden entorpecer el éxito de una transformación digital y dominar la herramienta para enseñar a otros.

 

4. Estar abiertos al feedback

Más que imponer una nueva forma de trabajo, los líderes deben estar abiertos a la retroalimentación. ¿Por qué los miembros de la institución no están adaptándose al cambio? Las respuestas pueden ser múltiples, desde la ausencia de capacitación o la posibilidad de que los usuarios no sean nativos digitales. Lo importante es que estos comentarios sean escuchados y considerados para que el proceso alcance el éxito.

La transformación digital puede ser un proceso complejo si no lo abordamos abiertamente. Para llevarlo a cabo, todos los involucrados deben remar en una misma dirección. Y para que eso ocurra, los líderes pueden hacerla efectiva a través de algunas buenas prácticas. Lo primero es que entiendan su rol clave en este proceso y se involucren 100%. Asimismo, deben estar dispuestos a recibir retroalimentación y a promover con el ejemplo.

 

Conclusión

La transformación digital es un destino prácticamente obligado para la mayoría de las instituciones. La interconectividad que propicia, hace que el flujo de comunicación entre los alumnos y docentes sea mucho más fluido. Y no sólo ayuda a mejorar esta relación, también promueve el mejor provecho de los recursos disponibles.

El hecho de poder manejar todos los datos de una institución en una sola plataforma, permite que todo funcione de forma mucho más productiva. Aunque pueden surgir ciertos temores al hacer un cambio a la digitalización, los beneficios son múltiples y favorables para quien decide tomar este camino.

Este proceso es un reto en sí. No sólo considera la instalación de soluciones tecnológicas, sino que requiere un cambio de mentalidad en usuarios y organizaciones.

Por ende, no basta con que la institución decida optimizar procesos administrativos internos. Es importante que tenga claro por qué necesita hacerlo, cuáles son sus capacidades y objetivos y las consecuencias que tendrá a largo plazo en su capacidad de producción y expansión.